Excel nebo fakturační aplikace pro fakturaci?

Excel je bezesporu nejuniverzálnější kancelářský nástroj. Na začátku podnikání v něm řada OSVČ i malých firem plánuje rozpočty, eviduje zákazníky a řeší vystavování dokladů. Otázka ale nezní, zda v tabulkách fakturovat lze, ale jak dlouho je to únosné.

Kde leží hranice, kdy tabulkový procesor přestává stačit, a v čem spočívají výhody i rizika jednotlivých řešení?

Kdy si vystačíte s tabulkovým nástrojem?

Pokud podnikatel vystaví pouze několik dokladů měsíčně, pracuje s úzkým okruhem stálých klientů a udržuje v souborech řád, představuje Excel nebo Google Tabulky dostatečné a finančně nenáročné řešení. 

Klíčovou výhodou zůstává absolutní volnost. Uživatel si snadno upraví vzhled faktury, obsah i vzorce pro výpočty. Limitem tak nebývá samotný software, ale nárůst ruční administrativy. 

Na co si dát pozor při fakturaci v Excelu či jiných tabulkových nástrojích? 

1. Ruční číslování faktur
2. Překlepy v údajích odběratelů
3. Evidence plateb a úhrad
4. Chybné zaokrouhlování částek
5. Správné výpočty DPH (u plátců DPH)
6. Archivace a zálohování dokladů
7. Formátování pro tisk a export do PDF
8. Legislativní změny a nové povinnosti

Kdy využít fakturační systém? 

Fakturační systém nemusí být řešením až pro zavedené firmy. Smysl může dávat už na začátku podnikání, stejně jako později ve chvíli, kdy přibývají zákazníci, doklady a ruční administrativa.

Už od začátku podnikání 

Řada online fakturačních nástrojů dnes nabízí bezplatné tarify pro start podnikání. Ty bývají typicky omezeny například počtem stálých odběratelů (často do 5 klientů) nebo objemem vystavených dokladů za rok. Podnikatel tak může vystavovat doklady, ukládat údaje o zákaznících a evidovat faktury na jednom místě bez zbytečných pravidelných nákladů.

Tato možnost je zajímavá především pro ty, kteří plánují do budoucna růst. Pokud začnou rovnou ve fakturačním systému, odpadá pozdější převádění zákazníků, dokladů i historie plateb z Excelu do nové aplikace.

Jedním z českých nástrojů určených pro online fakturaci je Vyfakturuj.cz. Bezplatný tarif umožňuje fakturovat až pěti odběratelům nebo dodavatelům. Součástí jsou evidence faktur, opravné a příjmové doklady, faktury v PDF v různých měnách, hlídání obratu pro registraci k DPH, online náhled faktury a šablony dokladů. Tarif podporuje také režim přenesené daňové povinnosti a fakturaci identifikovaných osob. 

Když je potřeba automatizace? 

Fakturační systém dává smysl ve chvíli, kdy se podnikání rozjíždí a část administrativy je potřeba automatizovat. Jde o situace, kdy potřebujete: 

• automaticky načítat údaje odběratele podle IČO,
• hlídat výši obratu důležitou pro registraci k DPH,
• párovat příchozí platby s vystavenými fakturami,
• vytvářet pravidelné faktury,
• používat více číselných řad,
• vystavovat různé druhy dokladů,
• sledovat splatnost a neuhrazené faktury,
• předávat podklady účetní.

Kdy už nestačí fakturační systém?

Typickým signálem je potřeba spravovat komplexní skladové zásoby, mzdy, zaměstnance nebo vést plnohodnotné účetnictví s pokročilými daňovými výstupy. V takové situaci bývá praktičtější účetní či podnikový systém, který propojí všechny procesy na jednom místě. Rozhodující tedy není pouze počet vystavených faktur, ale celková složitost provozu. 

Co by měla obsahovat správně vystavená faktura?

Ať už podnikatel vystavuje fakturu v Excelu, nebo ve fakturačním systému, doklad musí obsahovat všechny potřebné údaje. Jejich rozsah se liší podle toho, zda fakturu vystavuje plátce, nebo neplátce DPH.

Faktura může být:

• Daňový doklad: Vychází ze zákona o DPH a vystavují ho plátci DPH.
• Účetní doklad: Vychází ze zákona o účetnictví a vystavují ho neplátci DPH.

U neplátce DPH by na faktuře neměly chybět 

• identifikační údaje obou stran,
• číslo faktury,
• popis plnění,
• celkovou částku k úhradě,
• datum vystavení faktury,
• datum splatnosti,
• zápis do obchodního nebo živnostenského rejstříku 
• informace o neplátcovství DPH.

Faktura vystavená plátcem DPH je daňovým dokladem bez ohledu na to, zda je odběratelem plátce, nebo neplátce DPH. Měla by proto obsahovat zejména: 

• identifikační údaje dodavatele a odběratele,
• evidenční číslo daňového dokladu,
• údaj o obchodním či živnostenském rejstříku,
• rozsah a předmět plnění,
• cenu za dodané zboží nebo službu,
• základ daně, sazbu DPH a výši daně,
• datum vystavení daňového dokladu,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí úplaty.

Shrnutí na závěr

Excel stačí při menším počtu jednoduchých faktur. Jakmile přibývá ruční přepisování, kontrola plateb a hlídání splatnosti, dává větší smysl fakturační aplikace. Rozhodující není počet dokladů, ale množství administrativy. Nicméně, ať už je faktura vystavena kdekoliv, musí obsahovat správné zákonné náležitosti. 

Tip: Zkuste náš generátor faktur!