Jak jsem se úplně zbavil zpracování faktur od dodavatelů a jak to zvládnete i vy

Faktury od dodavatelů už nezpracovávám. Claude Code je sám najde v Gmailu, založí ve Fakturoidu, spáruje s platbou z banky a uloží na Disk, mně zbyde občas odkliknout úkol. Ukážu vám, jak jsem to postavil a jak se stejným postupem zbavíte vlastní opakované práce.

Takto to celé funguje ve zkratce

Postup má sedm kroků a každý dělá jiný skript nebo nástroj:

1. Python přes Gmail API vyhledá zprávy označené štítkem, dále přílohy od známých dodavatelů a e-maily od neznámých odesílatelů se slovem faktura nebo invoice v předmětu.
2. Každou zprávu zařadí do skupiny: známý dodavatel, nový odesílatel, faktura pro zaměstnavatele, doklad jen na portálu, nebo přeskočit.
3. Stáhne přílohy, a když dodavatel posílá jen veřejný odkaz, stáhne PDF z něj.
4. Claude doklad přečte, podle IČO, DIČ nebo jména ověří, že odběratelem jsem já, a přes Fakturoid API založí náklad s platbou z Fio.
5. Soubor uloží do Dropboxu a na Disk, vždy do měsíce přijetí.
6. V tabulce odškrtne službu v příslušném sloupci.
7. E-mail dostane štítek „Faktura dodavatel/Zpracováno“.

A jak jsem to celé postavil?

Výchozí stav: polovina práce zůstávala na mně

Vlastní skill fakturoid-naklady jsem měl už dřív. Dostal PDF nebo ISDOC, přečetl ho, založil náklad ve Fakturoidu a z Fio API dohledal platbu. Do účetnictví zapisuje datum a korunovou částku z banky, protože banka při platbě kartou počítá kurz o 2 až 5 % horší než ČNB.

Vstup ale pořád obstarával člověk. Otevřel jsem Gmail, prošel zprávy se štítkem „Faktura dodavatel“ a přílohy stáhl do Stažených. Hotové doklady jsem pak nahrál do složky Podnikání/Faktury/2026/09-2026/Přijaté.

Poslední krok patřil tabulce „Služby, které používám“. Vedu ji od roku 2017, pro každý rok jeden list, řádek je služba a sloupec měsíc. Křížek znamená, že doklad dorazil, pomlčka, že se ten měsíc žádný nečeká. Zadání pro AI proto znělo stroze.

Zadání: ať se tomu už nemusím věnovat

Doslova jsem napsal: „Cílem je, abych se této práci už nemusel věnovat.“ Přidal jsem jedinou známou výjimku. Jeden SEO nástroj mi posílá dvě účtenky, jednu pro mě a druhou za tým u zaměstnavatele, a tu zaměstnavatelskou přeposílám do jejich účtárny.

V globálním nastavení Claude Code mám pravidlo, že agent nesmí nic měnit, dokud si není na 95 % jistý, co stavět. Otázky klade v kolech, ke každé přidá doporučenou odpověď a fakta si dohledává sám. Pro tuhle zakázku to znamenalo pět kol otázek a jedno překvapení hned v prvním kole.

Claude prošel moji poštu a zjistil, že tyhle účtenky posílám na společnou adresu účtárny. V zadání jsem přitom uvedl jméno kolegy. Tahle kontrola se vyplatila ještě několikrát.

Otázky v kolech: čtrnáct rozhodnutí před prvním řádkem kódu

Každé kolo mělo dvě až čtyři otázky s nabídkou odpovědí. Vybíral jsem většinou doporučenou variantu.

Do jakého měsíce doklad patří? Zvolil jsem měsíc přijetí, tedy stejné datum, jaké Fakturoid vede jako „přijato“ a podle kterého se uplatňuje odpočet DPH. Složka na Disku, sloupec v tabulce i náklad se tak nikdy nerozejdou.

Proformy jsem do rozhovoru vložil sám, když Claude v poště narazil na proformu od registrátora domén. Proforma není daňový doklad a nechci ji. Skill ji od té doby přeskočí podle předmětu, a když se schová pod jiným názvem, pozná ji při čtení PDF.

Jak zvládnout nového dodavatele? Skill ho navrhne a po mém souhlasu si ho zapamatuje. Na plánovaný běh nikdo s odpovědí nečeká, a tak dotaz dostanu do Todoistu.

Claude si sám prohledal i můj Disk a našel strukturu, kterou vedu ručně: rok, měsíc ve tvaru 09-2026 a v něm složky Přijaté a Vydané. Druhý podobný strom patří jinému projektu a skill do něj nesmí sahat. To jsem mu musel říct, ze samotného Disku to poznat nešlo.

Každé úterý v 7:30 poběží celý postup jako naplánovaná úloha na Windows. Mac plán záměrně nemá, jinak by dva stroje zakládaly dvojí úkoly. Co vyžaduje moje rozhodnutí, najdu ráno v Todoistu i s odkazem do Fakturoidu.

Štítek v Gmailu slouží jako paměť

Pracuji na dvou počítačích a konfiguraci synchronizuje Dropbox. Stavový soubor se seznamem zpracovaných e-mailů by se mezi stroji dříve nebo později rozešel. Proto zpracované zprávy označuje podštítek v Gmailu.

Zprávu bez podštítku najde skript při příštím běhu znovu. Fronta čekajících věcí se tak udržuje sama. Chci doklad zpracovat podruhé? Stačí označení ručně odebrat.

Stejná logika platí pro chyby. Štítek přijde až úplně na konec, jakmile náklad existuje a soubor leží v archivu. Když cokoli selže, zpráva zůstane neoznačená a další běh ji vezme znovu. Druhý náklad přitom nevznikne, protože skill před založením vždy hledá číslo dokladu ve Fakturoidu.

Na čem to drhlo

První zkušební průchod stáhl 183 zpráv a narazil na minutový limit Gmail API. Skript totiž tahal každou notifikaci od dvou SEO nástrojů, protože chodí ze stejné domény jako faktury. Claudovi jsem napsal, ať s požadavky není takové hovado. Po úpravě bere od známých odesílatelů jen zprávy s přílohou a zpracované e-maily vyřadí už v dotazu. Běh za září teď potřebuje 24 požadavků, opakovaný jen sedm.

Kontrola duplicit na Disku původně porovnávala obsah souboru. Platební brána i operátor ale generují PDF při každém stažení znovu, takže stejná faktura měla pokaždé jiný otisk. Skill proto nově hledá i číslo dokladu v názvu souboru.

Třetí problém odhalila samotná data. V srpnové složce na Disku ležely faktury, které podle Fakturoidu přišly v září. Skill dnes prohledá i sousední měsíc a doklad, který tam už je, nechá na místě.

Při prvním ostrém běhu našel dva náklady ve Fakturoidu bez přiložené faktury a přílohu doplnil. Dva noví odesílatelé se ukázali jako faktury pro klienta, kam dostávám jen kopii. Třetí byl soukromý nákup bez IČO. Ani jeden se do účetnictví nedostal.

Zbýval hotel z rezervačního portálu. Přes portál mi psal, že fakturu pošle, jen potřebuje e-mail. Moje odpověď odešla na neobsluhovanou adresu portálu a vrátila se jako nedoručitelná. Claude to našel ve vlákně při hledání chybějícího dokladu a upozornil mě, že hotel moji adresu vůbec nemá.

Jak automatizovat vlastní práci: šest kroků

Postup se dá přenést na jakoukoli opakovanou agendu, třeba reporty pro klienty nebo zpracování objednávek:

1. Zadejte cíl vlastními slovy, třeba „ať se tomu už nemusím věnovat“, a přidejte výjimky, o kterých víte.
2. Nechte AI klást otázky v kolech s doporučenou odpovědí. Fakta z pošty, disku nebo tabulek ať si dohledá sama a od vás chce jen rozhodnutí.
3. Stav držte tam, kde ho vidíte: štítek v poště, křížek v evidenci, položka ve správci úkolů.
4. První ostrý běh pusťte na jediném kusu a zkontrolujte ho všude, kam zapisuje.
5. Co automatizovat nejde, ať skončí jako úkol s odkazem.
6. Každé nové rozhodnutí ať AI zapíše do skillu. Příště se na stejnou věc už nezeptá.

Skill má na konci tabulku rozhodnutí s datem a důvodem. Za půl roku v ní dohledám, proč se chová právě takhle.

Můj pohled: zbývají portály

Pár dokladů dál stahuji ručně. Tři služby pošlou fakturu jen do svého webového rozhraní po přihlášení. Skill je ale v tabulce pozná jako chybějící a místo obecného upozornění mi připraví připomínku rovnou s adresou portálu.

Za září zpracoval třináct dokladů, založil tři nové náklady, doplnil dvě chybějící přílohy a na Disku nevytvořil jediný duplikát. Až přepojím úterní úlohu na Windows, zbyde mi z měsíční práce s fakturami pár odkliknutých úkolů v Todoistu.