Koketování s Inbox by Gmail a jak to dopadlo

Občas mě ještě chytne chuť vyzkoušet nějakou novou aplikaci. Už ne z plezíru, spíš hledám, co by mi usnadnilo život nebo práci. Tentokrát jsem se zaměřil na e-maily a rozhodl se dát šanci aplikaci Inbox by Gmail, kde vývojáři zavedli docela nový přístup k práci s poštou.

Co si přečtete

Jak pracuji s e-maily?

Začnu s tím, s poštou pracuji. Ovlivní to totiž výsledek mého zkoušení. Pokud vás zajímá spíš, jak Inbox by Gmail funguje, tento odstavec klidně přeskočte a podívejte se rovnou, co aplikace umí.

Mám celkem 3 různé inboxy a ještě větší počet adres. Pro přehled je můžu rozdělit takto:

  • pracovní inbox běží na Gmailu na vlastní doméně (historicky zdarma, lucky me:)
  • osobní inbox na Gmailu
  • schránka určená pro tento web

V pracovní poště je pro klíčová funkce, kterou samotný Gmail neumí. Totiž volitelné připomínky zpráv, na které vám nikdo neodpoví. Řeším to placenými rozšířeními. Začal jsem s Boomerangem, který to uměl první. Později jsem přešel na Right Inbox (zde jsou mé články o Right Inbox) a nově používám Gmelius.

Denně dostávám pracovně do 100 zpráv. Jakmile se něco v poště opakuje, okamžitě to dostává vlastní filtry a štítky (podívejte se, jak tuním Gmail), což mi umožňuje dívat se na shluk zpráv jako na menší bloky. Obecně zprávy můžu rozdělit na 3 skupiny:

  • potřebuji odpověď
  • jen předávám nebo jsem v kopii a čeká se reakce
  • jen mám vzít na vědomí

Kde potřebuji odpovědět nebo předávám, tam se snažím řešit z desktopové aplikace. Zbytek řeším mobilně.

A právě tady mi mobilní appka Gmailu nesedí. Nejde totiž vyřídit na úrovni notifikace nebo v doručené poště bez otevření.

U ostatních dvou schránek mi přijde do 120 mailů za týden. Jen minimum z nich je pro mě důležité, typicky jsou to newslettery, které třeba někdy chci otevřít. Většinou nemám náladu a řeším to jednou týdně. A to je další bod, kterého bych se rád zbavil.

zpět k menu ↑

Co umí Inbox by Gmail?

Aplikace od Google je k mání už přes dva roky. Záměrem je co nejvíce urychlit přehled v elektronické poště a jejím vyřizování. K tomu aplikace používá několik „fíglů:

  • seskupuje zprávy podle různých kritérií – v poště po seskupení vidíte jej jednu zprávu s číslovkou, která označuje, kolik nevyřízených zpráv je uvnitř
  • nabízí možnost odložení zprávy podle určitých pravidel
  • umožňuje zprávy označit jako vyřízené (hromadně na jedno kliknutí nebo na úrovni notifikace v mobilu)
  • přidává tvorbu připomínek, ty se propisují rovnou do Google kalendáře

Pracovní proces v Inbox by Google je tedy nastavený takto:

  • připnout do Doručené
  • označit jako vyřízené
  • odložit na jindy/jinde

A jak přesně fungují hlavní funkce?

Seskupování zpráv

Známe částečně s Gmailu. Inbox by Gmail jde dál, přidává více kategorií a umožňuje si nastavit vlastní seskupování. Pokud máte v Gmailu nastavené vlastní štítky, můžete si seskupování vybrat třeba podle nich. Slabinou je, že seskupování nefunguje spolehlivě a občas zařadí nějakou zprávu mylně. Psychologicky je to ale výborná záležitost, prostě toho na první pohled vidíte méně a stres klesá:)

Odložení zprávy

Se zprávami se to má tak, že když ji otevřete, chcete ji teoreticky vyřešit hned, nebo později. V Gmailu ono později znamená, že ji zase označíte jako nepřečtenou. Inbox by Gmail má funkci „Odložit na…“. Vyberete si sami, kdy chcete zprávu vyřídit. Ještě lepší je možnost si práci odložit podle místa. Jakmile pracovně cestujete nebo máte jednu schránku na vše, nastavíte si adresu, kde běžně pracujete nebo bydlíte a mail se sám připomene. Odložení je opět fajn funkce pro snížení stresu z plné schránky.

Zprávu si odložíte na dobu nebo místo, kde se jí chcete věnovat naplno

Označit jako vyřízené

Na mobilu to vidím jako klíčovou funkci. Přijde zpráva a hned pod ní  notifikaci vidíte tlačítko „vyřídit“. Zpráva se označí jako přečtená a máte klid.

Na desktopu stačí najet myší na zprávu, kde se objeví menu a uděláte totéž. A můžete to udělat i hromadně. Jedním kliknutím tak označíte všechny zprávy, které nemáte tzv. připnuté.

Připomínky

Z přečtení e-mailu často vyplyne nějaký úkol nebo nápad. A ten si chcete typicky někam zadat jako úkol nebo poznámku. K tomu Inbox by Gmail zavedl funkci Připomínky.

Nastavení připomínky. Co, kdy, kde?

zpět k menu ↑

Pracovní prostředí

Na desktopu aplikace velkoryse plýtvá místem, jak velí doba. Rozložení je pouze dvousloupcové. V levém bloku najdete menu, v pravém zprávy.

Hlavní menu v Inbox by Gmail

Pokud je v nějaké příloha, Inbox by Gmail ukáže v náhledu, o co jde. U pdf třeba vidíte ikonu s názvem, u videí z Youtube pak náhled videa a přímo je můžete spustit. Stejně tak obrázky vidíte jako miniatury. Bleskový přehled je tedy fajn, ale jde trošku na úkor designu.

zpět k menu ↑

Co chybí?

Nemůžete si nastavit vlastní podpis. Nevidíte počet nepřečtených zpráv. Obojí lze v Chrome zdarma obejít instalací rozšíření Gmelius for Inbox by Gmail, které umožní upravit i rozhraní Inboxu, blokovat trackery přečtené pošty nebo měnit automaticky velikosti obrázků v přílohách pošty.

Nastavení rozšíření Gmelius pro Inbox by Gmail

Rozhodně doporučuji rozšíření instalovat!


zpět k menu ↑

Budu Inbox by Gmail používat?

Na moje pracovní věci se Inbox by Gmail nehodí ani na desktopu, ani na mobilu. Část funkcí, jako třeba odložení zprávy, aby nebyla na očích, umí Gmelius pro Gmail. U soukromé pošty jsem naopak na novou aplikaci plně přešel. Jediné, co jsem musel poladit, je nastavení notifikací pro jednotlivé adresy v aplikacích.

zpět k menu ↑

Hodnocení

 

9 Total Score
Podařený, ale ne pro každého

Inbox by Google může změnit váš přístup k e-mailu a práci s ním. Přináší chytré vychytávky, které šetří čas a snižují nepozornost a rozptylování. Jestliže nemáte specifické požadavky, jako já, můžu vám přechod plně doporučit.

Pro
  • Zdarma
  • Šetří čas
  • Umožňuje snadno plánovat úkoly
Proti
  • Seskupování zpráv není úplně spolehlivé
  • Plýtvání místem v desktop designu
User Rating: 5 (1 votes)
4 komentáře
  1. Reply
    Vladan Košut 5.2.2017 at 21.23

    Přikládat podpis jde, stačí jít do nastavení a funkci zapnout. Vychytané to ale moc není, protože nejde zvolit podpis pro různé e-mailové adresy (když z jedné schránky posíláte maily z různých adres). A podpis se vloží až po odeslání, což sice zajistí, že během psaní nezavazí, ale někdy se hodí ho před odesláním upravit na míru příjemci. Při nutnosti pracovat s podpisy sofistikovaněji to ale hravě zvládnou šablony, které jde do těla e-mailu jednoduše vkládat.

    • Reply
      Zdeněk Dvořák 6.2.2017 at 9.55

      Jen to vkládání šablon je zase dost ukryté v menu:(

    • Reply
      Zdeněk Dvořák 5.2.2017 at 21.43

      Na ten podpis pro více schránek už jsem taky narazil, to mi vadí, ale umím to vyřešit. A díky za tip na šablony v souvislosti s podpisy.

  2. Reply
    Michal 5.2.2017 at 21.29

    Google inbox jsem vyzkoušel jako přestup z vlastního serveru a thunderbirdu. Zezačátku jsem byl doslova nadšen, nevím proč se mi ale stávalo, že se mi prostě nepodařilo některé emaily najít. V gmailu jsem je našel, v inboxu ne.
    Vygooglil jsem další případy lidí, kterým se to stalo, ale řešení ne – zřejmě nějaký bug. Taky se mi moc nelíbila práce s přílohama – přímý náhled v inboxu. Viděl jsem tak půlku obrazovky telefonu zaplácané obrázkovými podpisy apod.

    Vrátil jsem se zpět, pro mě osobně to moc přínos nebyl. Snad jediné to „odložení“.

Komentujte článek

GeekLife.cz