Účtování faktur ve Fakturoidu přes MCP: AI našla chybějící doklad za 3 544 korun

Každý měsíc mi do složky spadne kolem patnácti přijatých faktur od pořád stejných dodavatelů a jejich přepsání do účetnictví mi sebere skoro hodinu. Postavil jsem si postup, který tuhle práci zvládne za pár minut, a hned první ostrý běh bokem našel platbu za 3 544 korun bez odpovídajícího dokladu.

Hodina měsíčně nad doklady, které se skoro nemění

Skladba dodavatelů se u mě mění minimálně. Collabim, Ahrefs, Anthropic, Canva, T-Mobile, O2, nebo účetní firma chodí měsíc co měsíc se stejnými částkami i sazbami daně. Sem tam přibude jednorázová faktura, jako třeba ubytování na konferenci.

Ruční zpracování vypadalo pokaždé identicky. Otevřít PDF, opsat dodavatele, číslo dokladu, variabilní symbol, tři data, položky a sazbu DPH. Potom přiložit soubor k nákladu a nakonec dohledat ve výpisu, kdy platba odešla. Nic z toho není složité, jen to sežere padesát minut, které bych mohl věnovat produktivnější práci.

Chtěl jsem tuhle část srazit na minimum a nechat si jenom kontrolu výsledku. Nejdřív ale muselo vzniknout něco, co si zapamatuje, jak se doklady účtují správně.

Postup, který si pamatuje vlastní chyby

Základem je zapsaný pracovní postup, podle kterého Claude jede krok za krokem. Přečte fakturu, dohledá dodavatele v účetnictví, založí náklad, spáruje ho s výpisem z banky, zapíše úhradu a přiloží originál. O tom, jak rozjet MCP u Fakturoidu, jsem psal v dřívějším článku o Claude a MCP.

Skill postupně vylepšuji. Každá chyba, kterou při účtování najdeme, se do postupu dopíše jako řádek s datem a odůvodněním. Příště se už neopakuje, protože ji nemusím znovu objevovat.

Za dva měsíce provozu se takových záznamů nasbíralo devět. Pět z nich stojí za popsání, protože ukazují, kde má strojové účtování slabá místa.

Nulová sazba u zahraniční faktury

Faktury od Ahrefs, Anthropicu nebo Canvy žádnou daň neuvádějí. Nabízí se opsat je s nulovou sazbou a přesně to napoprvé skill udělal. Klasický edge case, na který jsem upřímně mohl přijít v zadání.

U služeb ze zahraničí ovšem platí přenesená daňová povinnost. Daň si vyměřuje odběratel sám, a to standardní sazbou 21 procent, přestože ji dodavatel na dokladu vůbec nemá. S nulou se žádná samovyměřená daň nezapíše a přiznání k DPH pak nesedí. Upozornila mě na to účetní v červenci.

Teď má postup tohle pravidlo napsané.

Americká firma fakturovala v korunách

Wispr Flow sídlí v San Franciscu a vystavil fakturu na 200 korun. Ahrefs má sídlo v Singapuru a účtuje v dolarech. Anthropic sídlí v USA a účtuje v eurech.

Žádný vzorec v tom nenajdete. Odvozovat měnu z adresy vede ke špatnému kurzu i špatné částce, takže ji postup teď bere výhradně z dokladu a nikdy nehádá.

Výpis z banky musí přijít dřív než doklady

Datum doručení dokladu rozhoduje o tom, do kterého přiznání k DPH spadne odpočet. Napoprvé jsem ho odvodil z časových značek souborů, tedy ze dne, kdy jsem doklady zpracovával. Vyšel z toho 11. srpen, jenže devět faktur jsem uhradil už v červenci.

Opravit tenhle údaj po založení nákladu přes MCP nejde. Řešení spočívalo v pořadí: nejdřív načíst výpis z banky (stačí csv), teprve potom zakládat doklady. Úhrada dokazuje, že jsem fakturu v ten den měl v ruce, a lepší důkaz k dispozici není.

Postup si teď datum doručení počítá ze dne úhrady a nikdy nesáhne dřív než k datu vystavení.

Kurzové odchylky

Fakturoid přepočítává cizí měnu kurzem České národní banky. Moje banka převádí vlastním kurzem s přirážkou, takže se obě čísla rozcházejí. U šesti červencových faktur šlo o 2,4 až 4,2 procenta, dohromady o 428,87 koruny.

Roky zapisuju do účetnictví částku, která reálně odešla z účtu. MCP ovšem vlastní korunovou hodnotu u platby zadat neumí, zvládne jenom datum.

Sáhli jsme proto k API Fakturoidu, kde ta možnost existuje. Umí navíc smazat špatně zadanou platbu a založit novou, což se hodilo i u faktury s chybným datem úhrady. Nejzajímavější nález přinesla obyčejná kontrola výpisu.

Platba bez dokladu odhalila chybějící fakturu

Ve výpisu za červenec bylo 52 pohybů. Jeden z nich, 3 544,43 koruny s variabilním symbolem T-Mobilu, neměl v účetnictví protějšek.

Předchozí vyúčtování jsem zaplatil v červnu, následující vyšlo až v srpnu. Chybělo to za období od 6. června do 5. července. Doklad existoval, peníze odešly, do účetnictví se nedostal. Chybička, kdybych to dělal ručně, mám přes dekádu s tabulkou a checkboxy, co se platí pravidelně.

Ruční opisování takovou chybu odhalit nedokáže, protože jde vždycky od faktury k platbě. Opačný směr už nikdo neprochází. Stroj tenhle směr projde pokaždé a právě v tom je jeho hodnota.

Automatizace s AI se vyplatí, má ale svoje ale:)

Cokoliv si chcete s AI postavit nebo vibecodovat sami, nabízí skvělou příležitost v tom, že si uděláte věci, které jste nikdy dřív neuměli.

Velkou nevýhodu, kterou velká část lidí nebude hned vnímat, představuje to, že jde o systém, který musíte udržovat. Musí reagovat na změny ve všech end pointech, ke kterým se připojuje. Musí reagovat na změny ve vašem workflow.

Takže je tam sice vždycky nějaký úspěch, ale počítejte s tím, že to bude vyžadovat nějakou péči a čas, který tomu musíte věnovat. Za dva měsíce jsem samotnou proceduru předání dokladů zkrátil na minimum. Ušetřený čas ale zatím spolknula samotná tvorba a testování skillu. Už jsem ale ve stavu, kdy by další změny neměly být nutné a úspora začne vidět.

Co MCP a API vlastně znamenají?

Obě zkratky označují způsob, jakým se jeden program dostane k datům druhého.

MCP je novější a vzniklo kvůli jazykovým modelům. Aplikace vystaví seznam operací, které umí, a AI asistent je používá bez jediného řádku kódu. Fakturoid takový server provozuje a pokrývá jím běžnou agendu: vypsat náklady, založit nový, označit ho jako uhrazený.

API je starší a širší pojem. Jde o kompletní rozhraní aplikace pro jiné programy včetně operací, které se do zjednodušeného MCP nevešly. Zrovna tam jsem našel korunovou částku platby i mazání záznamů.

Praktický závěr z toho plyne jednoduchý. MCP stačí na devět desetin práce a zbytek doplní API, ke kterému si přístupové údaje vygenerujete v nastavení účtu za pár vteřin.